Ottenere le risposte degli invitati: scadenza e promemoria

Fissa la scadenza per le risposte da sei a otto settimane prima del matrimonio, cioè due o tre settimane prima della data in cui il tuo catering aspetta il numero definitivo. Manda un primo promemoria una settimana prima della scadenza, poi sollecita individualmente.

Quale scadenza indicare

Parti dalla data in cui il tuo catering vuole il numero definitivo, spesso da dieci a quindici giorni prima del matrimonio, e torna indietro di due o tre settimane. È il tempo che serve per sollecitare i ritardatari e decidere i casi incerti.

Scrivi una data precisa sulla partecipazione, non «al più presto». Una data si rispetta, una formula vaga si dimentica.

Cosa chiedere, e nulla di più

• Chi viene: ogni persona del nucleo familiare, per nome, bambini compresi.
• In quali momenti: cerimonia, aperitivo, pasto, brunch del giorno dopo se ne organizzate uno.
• I regimi alimentari e le allergie, persona per persona.
• La scelta del piatto, solo se il tuo catering lo chiede.
• L'alloggio o la navetta, se li organizzate.

Ogni domanda in più riduce il numero di risposte complete. Ciò che non cambia la tua organizzazione non deve comparire nel modulo.

Sollecitare senza irritare

Un sollecito collettivo una settimana prima della scadenza basta per metà dei ritardatari. Passata la scadenza, scrivi o telefona persona per persona: un messaggio breve, con la data entro cui devi dare il numero al catering, ottiene quasi sempre una risposta in giornata.

Senza notizie dopo due solleciti, considera la persona assente e avvisala: è più semplice da correggere di un coperto pagato per niente.

Risposta online o cedolino cartaceo

Il tagliando da rispedire piace alle generazioni abituate a usarlo, ma si perde e si legge male. La risposta online arriva subito, può essere corretta dall'invitato stesso e si conta da sola. Nulla vieta di proporre entrambe: inserisci tu stesso i tagliandi ricevuti per mantenere un unico conteggio.