Obter as respostas dos convidados: data-limite e lembretes

Fixe a data-limite de resposta seis a oito semanas antes do casamento, ou seja, duas a três semanas antes da data em que o seu catering espera o número definitivo. Envie um primeiro lembrete uma semana antes do prazo e insista depois individualmente.

Que data-limite indicar

Parta da data em que o seu catering quer o número definitivo, muitas vezes dez a quinze dias antes do casamento, e recue duas a três semanas. É o tempo necessário para lembrar os retardatários e decidir os casos incertos.

Escreva uma data precisa no convite, não «o mais depressa possível». Uma data respeita-se, uma fórmula vaga esquece-se.

O que perguntar, e nada mais

• Quem vem: cada pessoa do agregado, pelo nome próprio, crianças incluídas.
• Em que momentos: cerimónia, cocktail, refeição, brunch do dia seguinte se organizarem um.
• Os regimes alimentares e as alergias, pessoa a pessoa.
• A escolha do prato, apenas se o seu catering o pedir.
• O alojamento ou o transporte de vaivém, se os organizarem.

Cada pergunta a mais faz baixar o número de respostas completas. O que não altera a sua organização não tem de constar do formulário.

Lembrar sem ofender

Um lembrete coletivo uma semana antes da data-limite chega para metade dos retardatários. Passado o prazo, escreva ou telefone pessoa a pessoa: uma mensagem curta, com a data em que tem de dar o número ao catering, obtém quase sempre resposta no próprio dia.

Sem notícias após dois lembretes, conte a pessoa como ausente e avise-a: é mais fácil de corrigir do que um talher pago sem necessidade.

Resposta em linha ou cupão em papel

O cupão de resposta para devolver agrada às gerações habituadas a ele, mas perde-se e lê-se mal. A resposta online chega logo, pode ser corrigida pelo próprio convidado e conta-se sozinha. Nada impede oferecer as duas: introduza você mesmo os cupões recebidos para manter uma única contagem.