Antworten der Gäste erhalten: Frist und Erinnerungen

Setzen Sie die Antwortfrist sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit an, also zwei bis drei Wochen vor dem Termin, bis zu dem Ihr Caterer die endgültige Zahl erwartet. Senden Sie eine erste Erinnerung eine Woche vor Fristende und haken Sie danach einzeln nach.

Welche Frist man nennen sollte

Gehen Sie von dem Datum aus, an dem Ihr Caterer die endgültige Zahl braucht, oft zehn bis fünfzehn Tage vor der Hochzeit, und rechnen Sie zwei bis drei Wochen zurück. So viel Zeit brauchen Sie, um Nachzügler zu erinnern und unsichere Fälle zu klären.

Schreiben Sie ein genaues Datum auf die Einladung, nicht „so bald wie möglich“. Ein Datum wird eingehalten, eine vage Formulierung vergessen.

Was Sie fragen sollten, und nicht mehr

• Wer kommt: jede Person des Haushalts mit Vornamen, Kinder eingeschlossen.
• Bei welchen Anlässen: Zeremonie, Sektempfang, Essen, Brunch am Folgetag, falls Sie einen ausrichten.
• Ernährungsweisen und Allergien, Person für Person.
• Die Gerichtewahl, nur wenn Ihr Caterer danach fragt.
• Die Unterkunft oder der Shuttle, falls Sie sie organisieren.

Jede überflüssige Frage verringert die Zahl der vollständigen Antworten. Was an Ihrer Organisation nichts ändert, gehört nicht ins Formular.

Erinnern, ohne zu verärgern

Eine Sammelerinnerung eine Woche vor der Frist genügt bei der Hälfte der Nachzügler. Nach Fristablauf schreiben oder telefonieren Sie Person für Person: Eine kurze Nachricht mit dem Datum, bis zu dem Sie dem Caterer die Zahl nennen müssen, bringt fast immer noch am selben Tag eine Antwort.

Wenn auch nach zwei Erinnerungen keine Antwort kommt, zählen Sie die Person als abwesend und informieren Sie sie: Das lässt sich leichter korrigieren als ein umsonst bezahltes Gedeck.

Online-Antwort oder Antwortkarte auf Papier

Der Antwortcoupon zum Zurückschicken gefällt den Generationen, die ihn gewohnt sind, geht aber verloren und ist schlecht lesbar. Die Online-Antwort kommt sofort an, kann vom Gast selbst korrigiert werden und zählt sich von selbst. Nichts hindert Sie daran, beides anzubieten: Tragen Sie die eingegangenen Coupons selbst ein, um nur eine Zählung zu haben.