De antwoorden van je gasten krijgen: deadline en herinneringen

Stel de uiterste antwoorddatum vast op zes tot acht weken vóór de bruiloft, dus twee tot drie weken vóór de datum waarop je cateraar het definitieve aantal verwacht. Stuur een eerste herinnering een week vóór de deadline en vraag daarna individueel na.

Welke deadline je geeft

Ga uit van de datum waarop je cateraar het definitieve aantal wil hebben, vaak tien tot vijftien dagen voor de bruiloft, en reken twee tot drie weken terug. Zoveel tijd heb je nodig om laatkomers te herinneren en onzekere gevallen te beslissen.

Schrijf een precieze datum op de uitnodiging, niet “zo snel mogelijk”. Een datum wordt gerespecteerd, een vage formule wordt vergeten.

Wat je moet vragen, en niets meer

• Wie komt er: elke persoon van het huishouden bij voornaam, kinderen inbegrepen.
• Op welke momenten: ceremonie, receptie, maaltijd, brunch de dag erna als je er een organiseert.
• Dieetwensen en allergieën, persoon per persoon.
• De keuze van het gerecht, alleen als je cateraar erom vraagt.
• De overnachting of de shuttle, als jullie die organiseren.

Elke overbodige vraag verlaagt het aantal volledige antwoorden. Wat niets verandert aan je organisatie hoort niet in het formulier.

Herinneren zonder te kwetsen

Eén herinnering aan iedereen een week voor de deadline volstaat voor de helft van de laatkomers. Na de deadline schrijf of bel je persoon per persoon: een kort bericht, met de datum waarop je het aantal aan de cateraar moet doorgeven, levert bijna altijd dezelfde dag nog antwoord op.

Geen nieuws na twee herinneringen? Tel de persoon dan als afwezig en laat het haar weten: dat is makkelijker recht te zetten dan een couvert dat voor niets is betaald.

Online antwoord of antwoordstrook op papier

De antwoordstrook om terug te sturen valt in de smaak bij de generaties die eraan gewend zijn, maar raakt zoek en leest slecht. Het online antwoord komt meteen aan, kan door de gast zelf worden gecorrigeerd en telt zichzelf. Niets belet je om beide aan te bieden: voer de ontvangen strookjes zelf in om één enkele telling te houden.