Conseguir las respuestas de tus invitados: fecha límite y recordatorios

Fija la fecha límite de respuesta entre seis y ocho semanas antes de la boda, es decir, dos o tres semanas antes de la fecha en que tu catering espera el número definitivo. Envía un primer recordatorio una semana antes del plazo y, después, insiste individualmente.

Qué fecha límite indicar

Parte de la fecha en la que tu catering quiere la cifra definitiva, a menudo de diez a quince días antes de la boda, y retrocede de dos a tres semanas. Es el tiempo necesario para recordárselo a los rezagados y decidir los casos dudosos.

Escribe una fecha precisa en la invitación, no «cuanto antes». Una fecha se respeta; una fórmula vaga se olvida.

Lo que hay que preguntar, y nada más

• Quién viene: cada persona del hogar, por su nombre, niños incluidos.
• En qué momentos: ceremonia, cóctel, comida, brunch del día siguiente si organizáis uno.
• Los regímenes y las alergias, persona por persona.
• La elección de plato, solo si tu catering lo pide.
• El alojamiento o la lanzadera, si los organizáis.

Cada pregunta de más reduce el número de respuestas completas. Lo que no cambia tu organización no tiene por qué estar en el formulario.

Recordar sin molestar

Un recordatorio colectivo una semana antes de la fecha límite basta para la mitad de los rezagados. Pasado el plazo, escribe o llama persona por persona: un mensaje corto, con la fecha en la que debes dar la cifra al catering, casi siempre obtiene respuesta en el día.

Sin noticias tras dos recordatorios, cuenta a la persona como ausente y avísala: es más fácil de corregir que un cubierto pagado para nada.

Respuesta en línea o cupón en papel

El cupón de respuesta gusta a las generaciones acostumbradas a él, pero se pierde y se lee mal. La respuesta en línea llega al instante, el propio invitado puede corregirla y se cuenta sola. Nada impide ofrecer las dos: introduce tú mismo los cupones recibidos para mantener un único recuento.