Hoeveel couverts je aan je cateraar doorgeeft

Het aantal couverts wordt maaltijd per maaltijd geteld: volwassenen, kinderen en leveranciers die ter plaatse eten, apart. Bij de ondertekening van de offerte geeft men een schatting door, daarna het definitieve aantal tien tot vijftien dagen vóór de bruiloft.

Wat een cateraar een couvert noemt

Een couvert is één persoon die bij een bepaalde maaltijd wordt bediend. Dezelfde gast kan meetellen voor de receptie, het diner en de brunch de dag erna: dat zijn drie verschillende aantallen, die verschillend worden gefactureerd. Geef ze altijd apart door.

Wie je meetelt

De volwassenen die aan de maaltijd deelnemen.
Kinderen, met hun leeftijd: de meeste cateraars bieden een kindermenu aan tot tien of twaalf jaar en rekenen niets aan voor peuters die niet meeëten.
De leveranciers die tijdens de bediening aanwezig zijn: fotograaf, videograaf, dj, muzikanten, babysitter. Een leveranciersmaaltijd is vaak voorzien in de offerte, tegen een apart tarief.
Jullie tweeën: je vergeet jezelf vaker dan je denkt.

Hoeveel gasten er echt komen

Van alle uitgenodigde personen zegt altijd een deel af: afstand, datum, gezondheid, kinderopvang. Het aandeel hangt sterk af van de af te leggen afstand en van het seizoen. Bouw je budget niet op een elders gelezen gemiddelde: vraag een offerte op je hoge aantal en laat de prijs van een couvert meer of minder specificeren.

Op welke datum je het definitieve aantal doorgeeft

Je contract stelt een datum vast, doorgaans tien tot vijftien dagen voor de bruiloft. Na die datum heeft de cateraar zijn producten besteld: een afmelding op het laatste moment wordt nog steeds gefactureerd, en een couvert erbij is niet altijd mogelijk. Vandaar het nut van een deadline voor de antwoorden die ruim eerder ligt.

Wat je samen met het aantal moet doorgeven

Het aantal per maaltijd, volwassenen en kinderen apart.
Dieetwensen en allergieën, met de naam van de persoon en zijn tafel.
De keuze van het gerecht, als het menu er een biedt.
Het zaalplan: aantal tafels en couverts per tafel.

De gedetailleerde cijfers en hun bronnen: De prijs van een cateraar.