Mes Invités Lo svolgimento del grande giorno, ora per ora
Lo svolgimento del grande giorno parte dall'ora della cerimonia e si costruisce in avanti e all'indietro: preparativi, spostamenti, foto, aperitivo, ingresso in sala, portate, serata. Ogni fornitore deve ricevere i propri orari, al più tardi una settimana prima.
Partire dagli orari fissi
L'ora del municipio o della cerimonia, l'ora in cui la location chiude, l'ora in cui il catering manda in tavola la prima portata: sono i vostri punti fissi. Tutto il resto si colloca tra di essi.
Durate realistiche
- Preparativi, acconciatura e vestizione: calcola con ampio margine, è qui che si perde tempo.
- Tragitti: aggiungi il tempo per far salire e scendere tutti.
- Foto di gruppo: pochi minuti per gruppo, con un elenco stilato in anticipo.
- Aperitivo: da un'ora e mezza a due ore.
- Cena: un servizio al tavolo con momenti di animazione occupa facilmente tre ore.
Un quarto d'ora di margine tra due momenti forti assorbe la maggior parte dei ritardi.
Cosa deve sapere ogni fornitore
Il catering ha bisogno dell'ora di ingresso in sala e di quella di ogni discorso, per non mandare in tavola un piatto caldo durante un momento di animazione. Il DJ ha bisogno dell'ordine degli ingressi e delle musiche. Il fotografo, dei luoghi e degli orari dei momenti da non perdere. Invia a ciascuno ciò che lo riguarda, non l'intero fascicolo.
Una persona di riferimento e un piano pioggia
Il giorno stesso, non devi più rispondere al telefono. Designa una persona di fiducia che abbia lo svolgimento, i numeri di tutti i fornitori e il potere di decidere. Scrivi anche la versione pioggia: dove si sposta la cerimonia, chi prende la decisione e a che ora.