Mes Invités El programa del gran día, hora a hora
El programa del gran día parte de la hora de la ceremonia y se construye hacia delante y hacia atrás: preparativos, trayectos, fotos, cóctel, entrada en la sala, platos, noche. Cada proveedor debe recibir sus propios horarios, como máximo una semana antes.
Partir de las horas que no cambian
La hora del ayuntamiento o de la ceremonia, la hora a la que cierra el lugar, la hora a la que el catering saca el primer plato: son vuestros puntos fijos. Todo lo demás se coloca entre ellos.
Duraciones realistas
- Preparativos, peluquería y vestirse: calcula con holgura, ahí es donde se acumula el retraso.
- Trayectos: añade el tiempo de subir y bajar a todo el mundo.
- Fotos de grupo: unos minutos por grupo, con una lista preparada de antemano.
- Cóctel: de una hora y media a dos horas.
- Cena: un servicio sentado con animaciones ocupa fácilmente tres horas.
Un cuarto de hora de margen entre dos momentos destacados absorbe la mayoría de los retrasos.
Lo que debe saber cada proveedor
El catering necesita la hora de entrada en la sala y la de cada discurso, para no sacar un plato caliente durante una animación. El DJ necesita el orden de las entradas y de las músicas. El fotógrafo, los lugares y horarios de los momentos que no debe perderse. Envía a cada uno lo que le concierne, no el expediente completo.
Una persona de referencia y un plan para la lluvia
El mismo día, ya no debes contestar al teléfono. Designa a una persona de confianza que tenga el programa, los números de todos los proveedores y la autoridad para decidir. Escribe también la versión lluvia: adónde se traslada la ceremonia, quién toma la decisión y a qué hora.