Mes Invités Het programma van de grote dag, uur voor uur
Het programma van de grote dag vertrekt van het uur van de ceremonie en wordt vooruit en achteruit opgebouwd: voorbereidingen, ritten, foto's, receptie, intrede in de zaal, gangen, avond. Elke leverancier moet zijn eigen uren ontvangen, uiterlijk een week vooraf.
Uitgaan van de vaste uren
Het uur van het gemeentehuis of van de ceremonie, het uur waarop de locatie sluit, het uur waarop de cateraar het eerste gerecht uitstuurt: dat zijn jullie vaste punten. Al de rest wordt daartussen geplaatst.
Realistische duur
- Voorbereidingen, kapsel en aankleden: reken ruim, hier loopt de vertraging op.
- Ritten: reken de tijd mee om iedereen in en uit te laten stappen.
- Groepsfoto's: een paar minuten per groep, met een vooraf opgestelde lijst.
- Receptie: anderhalf tot twee uur.
- Diner: een zittende bediening met animatie neemt gemakkelijk drie uur in beslag.
Een kwartier speling tussen twee hoogtepunten vangt de meeste vertragingen op.
Wat elke leverancier moet weten
De cateraar heeft het uur van de intrede in de zaal en dat van elke toespraak nodig, om geen warm gerecht uit te sturen tijdens een animatiemoment. De dj heeft de volgorde van de intredes en de muziek nodig. De fotograaf de plaatsen en uren van de momenten die hij niet mag missen. Stuur ieder alleen wat hem aangaat, niet het volledige dossier.
Een aanspreekpunt en een regenplan
Op de dag zelf hoor je de telefoon niet meer op te nemen. Wijs een vertrouwenspersoon aan die het programma heeft, de nummers van alle leveranciers en de bevoegdheid om te beslissen. Schrijf ook de regenversie op: waar de ceremonie naartoe verhuist, wie de beslissing neemt en op welk uur.