Mes Invités O programa do grande dia, hora a hora
O programa do grande dia parte da hora da cerimónia e constrói-se para a frente e para trás: preparativos, deslocações, fotografias, cocktail, entrada na sala, pratos, noite. Cada fornecedor deve receber os seus próprios horários, o mais tardar uma semana antes.
Partir das horas fixas
A hora da câmara municipal ou da cerimónia, a hora a que o espaço fecha, a hora a que o catering envia o primeiro prato: são os seus pontos fixos. Tudo o resto se coloca entre eles.
Durações realistas
- Preparativos, cabeleireiro e vestir: calcule com folga, é aqui que se acumula o atraso.
- Trajetos: acrescente o tempo para toda a gente entrar e sair.
- Fotografias de grupo: alguns minutos por grupo, com uma lista feita de antemão.
- Cocktail: uma hora e meia a duas horas.
- Jantar: um serviço à mesa com animações ocupa facilmente três horas.
Um quarto de hora de margem entre dois momentos altos absorve a maioria dos atrasos.
O que cada fornecedor deve saber
O catering precisa da hora de entrada na sala e da de cada discurso, para não enviar um prato quente durante uma animação. O DJ precisa da ordem das entradas e das músicas. O fotógrafo, dos locais e horários dos momentos a não perder. Envie a cada um o que lhe diz respeito, não o dossiê completo.
Uma pessoa de referência e um plano para a chuva
No próprio dia, já não deve atender o telefone. Designe uma pessoa de confiança que tenha o programa, os números de todos os fornecedores e o poder de decidir. Escreva também a versão chuva: para onde se muda a cerimónia, quem toma a decisão e a que horas.