Mes Invités Der Ablauf des großen Tages, Stunde für Stunde
Der Ablauf des großen Tages geht von der Uhrzeit der Trauung aus und wird vor- und rückwärts aufgebaut: Vorbereitungen, Fahrten, Fotos, Sektempfang, Einzug in den Saal, Gänge, Abend. Jeder Dienstleister muss seine eigenen Zeiten erhalten, spätestens eine Woche vorher.
Von den festen Uhrzeiten ausgehen
Die Uhrzeit des Standesamts oder der Trauung, die Uhrzeit, zu der die Location schließt, die Uhrzeit, zu der der Caterer den ersten Gang herausschickt: Das sind Ihre Fixpunkte. Alles andere wird dazwischen eingeordnet.
Realistische Zeiträume
- Vorbereitungen, Frisur und Ankleiden: Planen Sie großzügig, hier entsteht die Verspätung.
- Fahrten: Rechnen Sie die Zeit zum Ein- und Aussteigen aller ein.
- Gruppenfotos: einige Minuten pro Gruppe, mit einer vorab erstellten Liste.
- Sektempfang: anderthalb bis zwei Stunden.
- Abendessen: Ein Menü am Tisch mit Programmpunkten nimmt leicht drei Stunden in Anspruch.
Eine Viertelstunde Puffer zwischen zwei Höhepunkten fängt die meisten Verspätungen auf.
Was jeder Dienstleister wissen muss
Der Caterer braucht die Uhrzeit des Einzugs in den Saal und die jeder Rede, damit er kein heißes Gericht während eines Programmpunkts herausschickt. Der DJ braucht die Reihenfolge der Auftritte und der Musik. Der Fotograf die Orte und Zeiten der Momente, die er nicht verpassen darf. Schicken Sie jedem nur, was ihn betrifft, nicht die komplette Mappe.
Eine Ansprechperson und ein Regenplan
Am Tag selbst sollten Sie nicht mehr ans Telefon gehen müssen. Bestimmen Sie eine Vertrauensperson, die den Ablauf, die Nummern aller Dienstleister und die Entscheidungsbefugnis hat. Schreiben Sie auch die Regenversion auf: wohin die Trauung verlegt wird, wer die Entscheidung trifft und um welche Uhrzeit.