Obtenir les réponses de ses invités : date limite et relances

Fixez la date limite de réponse six à huit semaines avant le mariage, soit deux à trois semaines avant la date à laquelle votre traiteur attend le nombre définitif. Relancez une première fois une semaine avant l’échéance, puis individuellement après.

Quelle date limite indiquer

Partez de la date à laquelle votre traiteur veut le chiffre définitif, souvent dix à quinze jours avant le mariage, et remontez de deux à trois semaines. C’est le temps qu’il faut pour relancer les retardataires et arbitrer les cas incertains.

Écrivez une date précise sur le faire-part, pas « au plus vite ». Une date se respecte, une formule vague s’oublie.

Ce qu’il faut demander, et rien de plus

• Qui vient : chaque personne du foyer, par son prénom, enfants compris.
• À quels moments : cérémonie, vin d’honneur, repas, brunch du lendemain si vous en organisez un.
• Les régimes et allergies, personne par personne.
• Le choix de plat, seulement si votre traiteur vous le demande.
• L’hébergement ou la navette, si vous les organisez.

Chaque question en trop fait baisser le nombre de réponses complètes. Ce qui ne change rien à votre organisation n’a pas à figurer dans le formulaire.

Relancer sans froisser

Une relance collective une semaine avant la date limite suffit pour la moitié des retardataires. Passé l’échéance, écrivez ou téléphonez personne par personne : un message court, avec la date à laquelle vous devez donner le chiffre au traiteur, obtient presque toujours une réponse dans la journée.

Sans nouvelles après deux relances, comptez la personne absente et prévenez-la : c’est plus simple à corriger qu’un couvert payé pour rien.

Réponse en ligne ou coupon papier

Le coupon à renvoyer plaît aux générations qui y sont habituées, mais il se perd et se lit mal. La réponse en ligne arrive tout de suite, se corrige par l’invité lui-même et se compte toute seule. Rien n’empêche de proposer les deux : saisissez vous-même les coupons reçus pour garder un seul décompte.