Le déroulé du jour J, heure par heure

Le déroulé du jour J part de l’heure de la cérémonie et se construit en avant et en arrière : préparatifs, trajets, photos, vin d’honneur, entrée en salle, plats, soirée. Chaque prestataire doit recevoir ses propres horaires, au plus tard une semaine avant.

Partir des heures qui ne bougent pas

L’heure de la mairie ou de la cérémonie, l’heure à laquelle le lieu ferme, l’heure à laquelle le traiteur envoie le premier plat : ce sont vos points fixes. Tout le reste se place entre eux.

Les durées réalistes

• Préparatifs, coiffure et habillage : comptez large, c’est là que le retard se prend.
• Trajets : ajoutez le temps de faire monter et descendre tout le monde.
• Photos de groupe : quelques minutes par groupe, avec une liste établie à l’avance.
• Vin d’honneur : une heure et demie à deux heures.
• Dîner : un service assis avec animations occupe facilement trois heures.

Un quart d’heure de marge entre deux temps forts absorbe la plupart des retards.

Ce que chaque prestataire doit savoir

Le traiteur a besoin de l’heure d’entrée en salle et de celle de chaque discours, pour ne pas envoyer un plat chaud pendant une animation. Le DJ a besoin de l’ordre des entrées et des musiques. Le photographe, des lieux et des horaires des moments à ne pas manquer. Envoyez à chacun ce qui le concerne, pas le dossier complet.

Une personne référente, et un plan pluie

Le jour même, vous ne devez plus répondre au téléphone. Désignez une personne de confiance qui a le déroulé, les numéros de tous les prestataires et le pouvoir de décider. Écrivez aussi la version pluie : où se replie la cérémonie, qui prend la décision, et à quelle heure.